病棟業務を可視化する
新しいITシステム
病棟業務を可視化する
新しいITシステム
坂本 祐二
SMILEユニット
マネージャー
ご協力いただいた看護部の皆様
副病院長・看護部長 江守 直美さん
看護師長 伊藤 幸子さん
情報担当副看護部長 大北 美恵子さん
看護師長 五十嵐 行江さん
新看護提供方式PNS※を開発したことで知られる福井大学医学部附属病院様。ケアコムでは以前より、「看護業務を可視化し、現場のマネージメントに活用する」というテーマでさまざまな提案をさせていただいておりました。何度かご提案するうちに、病院様のほうから「別のアイデアがある」とご相談いただいたことがきっかけでした。 ※PNS…パートナーシップ・ナーシング・システム
電子カルテの導入以降、病院内では記録の電子化が進んでいました。それにも関わらず、その日の検査や手術の予定、看護業務、注意すべき指示などを、看護師が各自で紙の個人ファイルに転記しているという現状でした。
業務の進捗状況に合わせて業務をリシャッフルする際に、各チームの業務がどこまで終わっているか、何をどう補完すればいいのかなど、紙媒体で個人の予定を管理していたためリーダーやほかのチームが把握することができません。看護師個々の自己申告に頼らざるを得なかったんです。
仕事が残っていても遠慮して言い出せずに業務を抱え込んでしまい、結果として超過勤務も発生していました。
看護部様では病棟マネージメントの改善に向けた取り組みを以前より行っており、私たちも看護の見える化（＝気づき）のサポートのために、ディスカッションに参加させていただきました。
そして2014年10月、次世代システムの「マネージメント機能」の開発をご提案。1勤務帯の中でリアルタイムにマネージメントを行う「ショートターム・マネージメント」についてご説明しました。その中で、ペア内での業務分担と個人ごとの作業進捗を管理することで、業務遅延の要因を考慮したリシャッフルが可能になるのではないかという、システムの素案が議論されました。
その後、素案に基づいたペアスケジュール管理、個人スケジュール管理、業務調整ビューなどのイメージ図を作成し、11月に看護部様にレビューしていただきました。そこでは、「病院情報システム（HIS）から予定情報は取得せず、手入力で運用する」というアイデアが提案されました。
翌12月には病棟様にお伺いし、PNSの実務見学やワークシートの活用状況などを見学し、現場スタッフ様へのヒアリングも実施。マネージメント機能のシステム化に必要な項目の確認を行い、「情報共有はペアの記入を参照できること」「作成した予定、順番、作業量をリーダーが確認し介入できること」といったポイントをまとめていきました。
そして、モックアップを作成し、再度、病院様にレビューしていただいたうえで、翌年3月、10日間にわたって一回目の試験運用を実施しました。
一回目の試験運用を行ったところ、作業量の可視化ができたことにより、看護師長様が緊急時の割り込み作業を配分する際の目安にできるという成果が得られました。一方で、スケジュール作成のために、患者予定をシステムに転記する作業に30分もかかってしまうというお声も。
そうなんです。「看護業務」や「業務遂行に必要な時間」をパソコンとスマートフォンの両方で入力できるようにしたのですが、入力項目の看護業務を探し出すのにとても時間がかかるようで。「必要時間まで入力できない！」と、看護師からは苦情が相次ぎました。また、システムダウンを考慮して紙媒体でも記録を残しておきたいという思いがあり、やはり転記作業をしているという状況は変わりませんでした。
ワークシートのモックアップ画面。患者予定、スタッフ予定が表示される。
リシャッフルのとき、残っている業務のやりとりができる
進捗確認のモックアップ画面。各チームのスケジュールの作業時間（分）を積み上げたグラフ。【黄】未実施 【紫】実施済などと、色分けして表示される。下の表の右側には、各チームの残勤務時間と残作業予定が表示される
二回目の試験運用時には、各病棟の特徴ある業務と時間帯を洗い出し、看護業務の項目と予定時間を自動入力されるように設計していただきました。
検温などの毎日必ず行う定常の予定を病棟ごとに設定していただき、マスタ登録できるようにしました。
現場の看護師からは、「ほとんど自動入力になったので、予定入力作業が楽になった！」という言葉が聞かれましたね。
とても苦労したのが、看護業務の標準化です。同じ業務であっても看護師の経験年数によって必要な時間は変わります。一つの看護業務に対してどのくらいの人手と時間がかかるのか、その標準を決めるのに非常に時間を要しました。
新・予定登録画面。一回目の試験運用であがった「予定の登録・変更するのに手順が多く時間がかかる」という課題に対し、複数の予定登録、新規予定登録、予定編集を一画面で行えるように改良した
改良後は、タイムリーに進捗状況がわかるようになり、業務進捗が遅れているチームに人手を割いたり、業務割り振りを見直したりできるようになり、スムーズに運用が進んでいます。
業務進捗のグラフを見ながらリシャッフルの判断の一助とされていた場面を見たときは、とても感激しました！
ただ残念なことに、看護記録から業務を登録するのは未だに転記作業が必要なんですよね。この業務負荷が看護師にとってまだまだ高いんです。
そうですよね。この件は当初から議論されていましたが、若手看護師のタイムマネージメント能力の向上のためにも、ご自分たちでスケジュールを組み立てて、入力を行うスタイルにされました。しかし、そうした手間と目に見える効果のバランスがよいとは言えません。そこで、教育効果はいったん保留とし、電子カルテと連動するフルオートマチック化への構想があがっているんですよね。今後はその開発に力を注いでいきたいと思っています！
ワークシート画面。メモ欄の追加、横時系列スケジュールの追加、
一画面で表示するための改善を行った
現場のマネージメントを行うリーダー様や看護師長様には、業務を可視化できるメリットを大いに感じていただくことができました。今後も病院様とディスカッションを重ねながら、より現場の皆様の力になれるよう、改善を重ねていたいと思っています。
国立大学法人 福井大学医学部附属病院
実際にシステムを使い始めて感じたのが、パソコン画面の見づらさでした。予定を一覧できない、電子カルテの画面をいちいち切り替えないと予定画面が見えなくて面倒、スマートフォンではナースコールが鳴ると予定画面が見えなくなるといった使い勝手の悪さがあり、ほかの看護師からも指摘を受けました。
業務が忙しくなると実施入力が後追いとなり、リアルタイムで進捗が確認できず、本システムを活用したリシャッフルができないといった課題もありましたね。